Hubset
Il gestionale dei beni amministrati per conto di terzi
Un posto solo per i beni che amministrate per conto di altri.
Inventario, stime, spese anticipate, acconti e documenti dei beni presi in carico, con la traccia di chi ha autorizzato cosa. Costruito a moduli: si accende solo ciò che serve.
Hubset è scritto per chi prende in carico beni che appartengono a qualcun altro e deve renderne conto. Oggi è in uso nelle procedure esecutive, dove le regole sono le più severe: è nato dentro questo lavoro.
Da dove si parte
Amministrare beni altrui significa poter rendere conto di ogni passaggio.
Un bene che appartiene a qualcun altro va inventariato, stimato, mantenuto e documentato, e di ogni autorizzazione bisogna poter dire chi l'ha data e quando.
Beni diversi nello stesso tracciato
Un macchinario, un veicolo e un lotto di merce hanno caratteristiche che non stanno nelle stesse colonne. Un tracciato unico costringe a infilare tutto in un campo note.
Le ricevute si aprono una a una
Le ricevute telematiche arrivano come coppie di file, uno per la macchina e uno per la persona. Leggerle e collegarle alla pratica giusta, centinaia di volte, è lavoro manuale che si ripete.
Le autorizzazioni vivono nella posta di qualcuno
Chi ha approvato quella spesa? Quando è stata scaricata per la fatturazione? Senza una registrazione dei passaggi, la risposta sta nella casella di posta di una persona.
Come è fatto
Un nucleo comune, e moduli che si accendono uno per volta.
Nel nucleo c'è ciò che non appartiene a un solo tipo di mandato. Ciò che cambia da un'organizzazione all'altra sta nei moduli, e ognuna accende i suoi.
Nucleo comune
- Pratiche
- Beni
- Depositi
- Anagrafiche
- Documenti
- Registro di chi autorizza
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Si attiva a parte
Anticipo spese
Le spese anticipate per conto delle procedure, dalla ricevuta di pagamento alla fatturazione, con chi ha autorizzato e quando.
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Si attiva a parte
Acconti
Gli acconti richiesti per procedura, con il loro stato di incasso e la conferma di più acconti insieme.
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Si attiva a parte
Proforma
Il proforma da presentare per il rientro delle spese, seguito fino alla fatturazione, con gli allegati uniti in un file solo.
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Si attiva a parte
Stime
I documenti di stima su carta intestata, da modelli propri, con ogni versione emessa che resta com'era.
Come si lavora
Dal bene che entra al conto che si rende.
Quattro passaggi, sempre gli stessi. Ognuno lascia una traccia, e il sistema si occupa delle parti ripetitive.
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Il bene entra con i suoi campi
Ogni categoria di bene ha i campi suoi. L'inventario si carica da foglio di calcolo, partendo da un modello generato per quella categoria.
Un'importazione sbagliata si corregge o si annulla per intero. -
Il bene si stima
Con il modulo Stime il documento esce da un modello vostro, su carta intestata. Una versione emessa resta com'era.
Le versioni successive non sovrascrivono la precedente. -
La spesa si anticipa e si autorizza
Con Anticipo spese le ricevute si caricano in blocco e si collegano da sole alla pratica. Poi la spesa va autorizzata.
Chi ha autorizzato, e quando, resta registrato. -
Si rende conto
Con Proforma e Acconti il rientro delle spese si segue fino alla fatturazione, con gli allegati uniti in un file solo.
Il documento esce già completo, pronto per l'invio.
Come è fatto, dentro
Un'applicazione web, con un'installazione per ogni organizzazione.
Si entra dal browser. Ogni organizzazione ha la propria installazione, con un archivio dati suo e i moduli che ha scelto di accendere, più un ambiente di collaudo.
Le immagini dei beni stanno su un archivio che il web non raggiunge e vengono mostrate solo a chi è entrato con le sue credenziali.
- Applicazione web
- PHP · Laravel · MySQL
- Moduli attivabili per installazione
- Import da foglio di calcolo
- Lettura di ricevute telematiche
- Generazione PDF su carta intestata
Per chi è
Nato nelle procedure esecutive, pensato per chiunque amministri beni altrui.
Hubset è in esercizio dal 2025 e tuttora in evoluzione. Il nucleo non contiene nulla che appartenga a un solo tipo di mandato, e il prodotto cresce in quella direzione: un solo posto per gli asset presi in carico, chiunque ne sia il proprietario.
Il nome è la contrazione di Hub e Asset: un unico posto in cui i beni in gestione stanno insieme ai documenti e alle autorizzazioni che li riguardano.
Prima di scrivere
Le domande che ci fanno più spesso.
Dobbiamo prendere tutti i moduli?
No. Il nucleo comune c'è sempre; i moduli si accendono uno per volta. Si può partire da quello che risolve il problema più urgente e aggiungere il resto in seguito, senza migrazioni e senza rifare il lavoro già fatto.
I dati dove stanno, e sono nostri?
In un'installazione dedicata alla vostra organizzazione, con un archivio dati proprio che non è condiviso con nessun altro. I dati sono vostri. Se vi serve un'esportazione la valutiamo caso per caso: può avere un costo, e ve lo diciamo prima di cominciare. Accanto c'è un ambiente di collaudo.
Quanto tempo serve per partire?
Dipende da quali moduli accendete e da quanto avete già da caricare. L'inventario entra da foglio di calcolo e un'importazione sbagliata si corregge o si annulla per intero, quindi caricare una grande quantità di dati non è un'operazione da fare con il fiato sospeso. I tempi li diciamo dopo aver capito come lavorate.
Serve solo a chi lavora con i tribunali?
No. Oggi è in uso nelle procedure esecutive, ed è lì che è stato messo alla prova. Ma prendere in carico un bene, descriverlo, stimarlo, autorizzare una spesa e conservarne la traccia sono gli stessi gesti in qualunque organizzazione amministri beni che non le appartengono. Ne parliamo in Per chi è.
Chi ci risponde quando c'è un problema?
Chi progetta il software. Hubset è di DacDam, una società piccola: fra chi usa il gestionale e chi decide cosa farne non c'è nessun passaggio intermedio, e nessun ticket di primo livello.
Se ci serve una funzione che non c'è?
Si guarda insieme. Quando serve davvero sviluppare qualcosa, si può fare: vi diciamo cosa comporta e quanto costa prima di cominciare, così decidete voi se ne vale la pena.