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Moduli
Quattro moduli, e si accende solo quello che serve.
Organizzazioni che svolgono lo stesso mestiere non svolgono le stesse attività. C'è chi si occupa soltanto delle spese anticipate e chi segue anche stime, acconti e documenti di fatturazione.
Come funzionano
Un nucleo, e ciò che gli si aggiunge.
Un prodotto unico e rigido sarebbe stato troppo pesante per le organizzazioni che fanno poco e insufficiente per quelle che fanno molto. Per questo le funzioni verticali stanno in moduli che si accendono separatamente, secondo ciò che è stato acquistato. Ogni installazione ha la propria combinazione.
Si può partire dal modulo che risolve il problema più urgente e aggiungere il resto in seguito, senza migrazioni e senza rifare il lavoro fatto: il nucleo — pratiche, beni, depositi, anagrafiche, documenti — è lo stesso.
- Si accendono a parte
- Ogni organizzazione usa e paga soltanto ciò che le serve.
- Si aggiungono dopo
- Un modulo in più non cambia ciò che è già stato caricato.
Modulo
Anticipo spese
Le spese che si anticipano per conto delle pratiche, dalla ricevuta di pagamento fino alla fatturazione.
- Ricevute caricate in blocco: un unico archivio compresso con le coppie di file XML e PDF. Il sistema le riconosce, ne estrae gli estremi e le collega alla pratica corrispondente, con i controlli di validità.
- Pagamenti disponibili e utilizzati: si vede quali ricevute sono già state attribuite a una spesa e quali no.
- Spesa anticipata completa: fornitore, reparto, tipologia di attività, importo, importo da fatturare, indirizzo e contatto.
- Un percorso con quattro stati — da autorizzare, autorizzata, in attesa di fatturazione, fatturata — in cui autorizzazione, scarico per la fatturazione e conferma portano il nome di chi le ha fatte e la data.
- Un cruscotto con le spese per stato, l'importo di ciascuno e la più vecchia in attesa, e l'elenco di quelle ferme in autorizzazione da troppo tempo.
Modulo
Acconti
Gli acconti che si chiedono sulle pratiche, con il loro stato di incasso.
- Acconti per pratica e per utente, con data di richiesta e importo.
- Elenco con filtri per utente, pratica e stato di incasso.
- Conferma di incasso massiva: si selezionano più acconti e si confermano in un passaggio solo.
- Acconti in ritardo riconosciuti: richiesti, con la data passata e non ancora incassati.
- Collegamento al proforma, per sapere a quale documento un acconto è stato imputato.
Modulo
Proforma
Il documento da presentare per il rientro delle spese sostenute, seguito fino alla fatturazione.
- Proforma in PDF su carta intestata, con gli allegati uniti in un unico file pronto per l'invio.
- Sei stati — da autorizzare, autorizzato, autorizzato per incapienza, inviato, in attesa di fatturazione, fatturato — e per ogni passaggio chi lo ha compiuto e quando.
- Spese e acconti collegati al proforma che li raccoglie.
- Incassi parziali registrati sul proforma, per seguire il rientro anche quando arriva a rate.
- Allegati caricati sul proforma stesso.
Modulo
Stime
I documenti di stima verso i committenti, uniformi anche quando li produce più di una persona.
- Modelli personalizzabili: sezioni in ordine, ciascuna con il suo titolo e un testo predefinito, da rendere obbligatorie, modificabili o cancellabili. Un modello si può duplicare.
- Carta intestata caricata sul modello, su cui il documento viene stampato.
- Versioni: ogni stima ha il suo storico. Una versione emessa resta com'era e le successive non la sovrascrivono.
- Beni dentro la stima, con il loro valore, e una sezione con il valore totale.
- Variazione massiva dei valori: una modifica applicata a più beni in un'unica operazione.
- Un cruscotto che mostra le pratiche con beni ancora da stimare e le stime la cui ultima versione non è stata inviata.