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Beni e categorie

Il bene è l'oggetto di tutto il resto. Non ha un tracciato fisso: ogni categoria porta con sé i campi che servono a descriverla.

Categorie di beni con campi propri: li definisce chi amministra il sistema, li può rendere obbligatori e li riordina trascinandoli. Un tipo di bene nuovo non richiede uno sviluppo, richiede una configurazione.
Beni incompleti segnalati: se manca un campo obbligatorio il bene si riconosce, senza dover scorrere l'elenco a occhio.
Quantità e uscite: ogni bene ha una quantità iniziale e le uscite si registrano, così la quantità attuale è sempre quella vera.
Collocazione in deposito, per sapere dove si trova ciò che si ha in custodia.
Valutazioni a una data: il valore si registra con la sua data e le sue note, e si può indicare anche un valore in continuità.
Beni da stimare distinti da quelli che non lo richiedono, con lo stato della stima.
Immagini caricate in blocco da un archivio compresso e assegnate ai beni, anche più alla volta. Restano su un archivio che il web non raggiunge e si vedono solo da utente autenticato.

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Inventario e importazioni

Caricare un inventario è la parte in cui è più facile sbagliare. Qui sbagliare non è un problema da risolvere a mano.

Modello di foglio di calcolo generato per categoria: i dati arrivano già nella forma attesa, con i campi di quella categoria.
Caricamento da foglio di calcolo sulla pratica scelta, con il conteggio di quanti beni sono stati importati e di quanti scartati.
Importazione correggibile o annullabile per intero, riportando l'archivio allo stato precedente. È la funzione che rende sicuro caricare grandi quantità di dati.
Elenco delle importazioni con il file originale, scaricabile.
Caricamento delle pratiche da foglio di calcolo, per chi parte da un elenco già esistente.

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Le cose a cui un bene è collegato: la pratica da cui arriva, il luogo in cui sta, le persone e le imprese con cui si lavora.

Pratiche con tipo, numero, anno, ufficio, stato e codice di contabilità. Nelle procedure esecutive sono le procedure.
Depositi in cui i beni sono custoditi.
Reparti, con sezionale e centro di costo.
Fornitori con la propria tipologia e i dati anagrafici e fiscali. Si possono disattivare senza cancellarli, ed elencare ed esportare in foglio di calcolo.
Tipologie di attività con il loro codice, e l'indicazione di quelle che danno luogo a un pagamento verso la pubblica amministrazione.

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I documenti non si compongono a mano: escono dai dati già registrati, nella forma in cui vanno spediti.

PDF su carta intestata: il contenuto viene stampato sulla vostra carta intestata, che si carica una volta.
Allegati uniti in un unico file, in coda al documento principale, pronto da inviare.
Strumenti di tutti i moduli: i documenti di Stime e Proforma passano da qui, e se ne parla per modulo in Moduli.

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Chi può fare cosa è una scelta dell'organizzazione, e ogni passaggio che conta porta il nome di chi lo ha compiuto.

Tre ruoli — amministratore, coordinatore, operatore — con permessi diversi. La configurazione è dell'amministratore.
Utenti disattivabili senza cancellarli: da quel momento non entrano più.
Registro di chi autorizza: nei moduli che ne hanno bisogno, ogni passaggio autorizzativo registra chi lo ha fatto e quando. Non resta nella memoria delle persone.